“Kes ei mõõda, see ei lõika” – selline võiks olla tänapäevane Lean põhimõtteid järgiva ettevõtte tõlgendus ühest tuntud vanasõnast. Kindlasti on paljude jaoks tuttav tunne, et aeg justkui kaob kusagile ning paljud asjad jäävad seetõttu tegemata. Töötajate ajakasutust analüüsides on Lean gurud teinud ühe tähelepaneku  ning nimetanud selle 3-57 reegliks, mis tähendab, et tunni jooksul tegeleb töötaja vaid 3 minuti jooksul väärtust lisavate tegevustega.

Kas see ka tegelikkuses nii on, saab igaüks otsustada enda ja oma töötajate ajakasutuse registreerimise analüüsime põhjal.
Järgnevalt annan ülevaate mõnest abivahendist, mida olen kasutanud oma ajakulu registreerimiseks ja analüüsiks.

1. Toggl – app, mis on kasutatav nii arvutis, kui ka mistahes nutiseadmes, programm võimaldab sisestada projektid, kliendid ning tegevused ja selleks kuluvat aega reaalajas stopperiga mõõta. Tulemustest saab luua ülevaatlikke graafikuid ja aruandeid. Baasversioon on tasuta, see on ühe inimese ajamõõtmise jaoks täiesti piisav.
2. RescueTime – tegemist on ühe kasuliku programmiga, mis toimib samuti arvutis ning nutiseadmetes. See töötab taustal ning registreerib detailselt kõik arvutiga tööajal toimunud tegevused, võimaldades ajakulu hiljem süvitsi analüüsida.
3. TrackingTime – programm töötab arvutis, Apple seadmetes ning kohe ka Android seadmetes. See aitab ettevõtetel planeerida, mõõta ja analüüsida projekti ajakulu, töötajate tegevusi ning hinnata efektiivsust.
4. ATracker – sarnane programm esimesena nimetatule, sisult on see väga lihtne ja mugav kasutada, kahjuks töötab ainult Apple seadmetes.
5. MyMinutes – tegemist on huvitava appiga, mis võimaldab ajaplaneerimisel määratleda erinevateks tegevusteks ettenähtud aja ning aitab sellest kinni pidada.

Kogutud andmed annavad hulgaliselt informatsiooni parendustegevusteks.

• Esmalt võib hinnata registreeritud tegevuste olulisust, jagades need kolme põhigruppi:
  • väärtust lisavad tegevused,
  • tegevused, mis väärtust ei lisa, kuid on siiski vajalikud,
  • ebavajalikud ja mõttetud tegevused, mida tuleks vältida.
• Teiseks võimaldavad läbi viia projekti järelanalüüsi, kas projekti tegelik ajakulu vastab planeeritule ning, kas ei esine peidetud ajakulusid, mida ei ole eelnevalt kulude planeerimisel osanud arvesse võtta.
• Kolmandaks võimaldab andmete pikaajaline kogumine ja analüüsimine avastada ettevõttes teatud seaduspärasusi ning rakendada parendustegevusi ajakasutuse tõhustamiseks

Toon näitena ühe kliendi ettevõttes läbiviidud ajakulu registreerimise tulemused kuu aja jooksul enne ja pärast parendustegevuste rakendamist.

Artikli kirjutamise ajakulu 33 minutit, kategooria: tegevus, mis väärtust ei lisa, kuid on siiski vajalik.

Erki Kippasto, Procept Consult OÜ

<< Tagasi