Oma töös pean tihti selgitama kvaliteedijuhtimissüsteemi rakendamise kasu ning lükkama ümber välja kujunenud eelarvamusi juhtimissüsteemide kohta.
Juhtimissüsteemi standardid on loodud selleks, et aidata organisatsioonil ennetada võimalikke probleeme või vältida nende kordumist. Näiteks võib tuua kõige enam levinud ebaadekvaatsest sisekommunikatsioonist põhjustatud vead või probleemi põhjuse kõrvaldamise asemel liigne keskendumine selle sümptomitele vms.

Järgnevalt on esitatud mõned eelavamused, mida kuulen oma töös kõige enam ning toon välja enda seisukohad nende eelarvamustega seoses.

• Juhtimissüsteemid nõuavad liigset bürokraatiat ja paberimajandust

ISO standardid ei nõua ülemääraseid protseduure, näiteks kõige populaarsem standard ISO 9001 nõuab vaid 6 dokumenteeritud protseduuri, et tagada läbipaistvus ja kindlustunne organisatsioonile endale ja selle klientidele ning töötajatele. Ülejäänud protseduuride vajadus sõltub organisatsiooni suurusest, keerukusest ja tegevusalast ehk eelkõige sisemisest vajadusest. Üledokumenteerimine on organisatsioonile sageli takistavaks teguriks ning kogu dokumentatsiooni mahtu ei jõuta hallata.

• Juhtimissüsteemi rakendamine on vajalik vaid kliendi nõudmiste täitmiseks, organisatsioonile see midagi ei anna.

Juhtimissüsteemi arendusprotsess võimaldab selgesti ära määratleda või üle vaadata iga töötaja rolli juhtimissüsteemis ning ootused tema tööle. Seejuures käiakse kindlasti läbi ka personali asendamisega seonduvad aspektid. Sellest tulenevalt võimaldavad rakendada juhtimissüsteem kokku hoida nn. varjatud kulusid läbi preventatiivse ja läbimõeldud töökorralduse, tõhusa infovahetuse ja distsipliini. Standardite koostamisel lähtutakse pikaajalisest praktikast ning kogemustest, mis aitavad kaasa organisatsiooni tulemuslikkuse suurendamisele.

• Juhtimissüsteemi rakendamine tõstab toote või teenuse omahinda.

Mitmed uurimused on näidanud, et probleemide ennetamine on oluliselt odavam kui selle esinemise korral tagajärgedega tegelemine. Lisaks probleemide korral tekkivatele otsestele kuludele tuleb arvestada ka selle kaudseid kulusid, nagu maine ja usaldusväärsuse langus, klientide kaotamine jne. Nagu ühes eelnevas punktis mainisin, ei nõua standardid ühegi konkreetse kontrollmeetodi rakendamist, nt 100%-line kvaliteedikontroll, metallidetektor vms. Meetodid ja kontrolli sagedus valitakse organisatsiooni vajadustest lähtuvalt.

• Juhtimissüsteemi rakendamisel kaob ära organisatsiooni paindlikkus ja dünaamilisus.

Olles uurinud paljude kiirelt arenevate ja innovaatiliste ettevõtete tagasisidet juhtimissüsteemi otstarbekuse kohta, kuulen neilt rõõmuga, et arendatud süsteem ei ole neilt ära võtnud paindlikkust ja operatiivsust. Juhtimissüsteemi arendamise käigus tuleb tihti langetada otsuseid, kui pikalt ja põhjalikult mingit valdkonda reguleerida, et tagada distsipliin ning samas säilitada paindlikkus.

• Juhtimissüsteemi rakendamine ei taga toote/teenuse kvaliteeti

Toote või teenuse kvaliteeti ei saa miski 100%-liselt garanteerida, standardites mainitud protsessikeskne lähenemisviis ning pideva parendamise kohustumus aitavad kaasa probleemide ennetamisele ning võimaldavad kriisiolukorras adekvaatselt reageerida. Samuti toimunud intsidente ja nende põhjuseid uurida, et rakendada sobivad tegevused samalaadsete probleemide vältimiseks.

Kokkuvõtteks võin öelda, et juhtimissüsteemi standardid ei ole kindlasti organisatsiooni tegevuse ja vabaduse piirajaks, vaid aitavad õigesti rakendades hoida kokku aega ja kulusid ning on toeks järjepideval arengul. Mitmel korral olen kohanud juhtimissüsteemi, mis on kopeeritud teisest ettevõttest, kuid reeglina sellised lahendused ei tööta. Oma tegevuse jooksul ei ole ma kohanud ühtegi ettevõtet, mis oleks täpselt sarnane mõne teise ettevõttega. Seetõttu tuleks juhtimissüsteemi välja arendada enda organisatsiooni vajadustest lähtuvalt.

Erki Kippasto, Procept Consult OÜ

<< Tagasi